Chef d'Unité Logistique Administrative (H/F)

Les missions du poste

Sous la responsabilité de la Responsable de Pôle Logistique, vous coordonnez et impulsez le fonctionnement de l'Unité de logistique administrative. Vous optimisez la gestion du courrier et les travaux d’imprimerie de la collectivité en développant les pratiques éco-responsables.

En appui du Pôle Ressources – DLPI, vous assurez le suivi administratif et financier.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Management de l’unité :

• Vous pilotez, coordonnez et contrôlez au quotidien l’activité des équipes.
• Vous impulsez et entretenez la communicationparticipative au sein de l’unité.
• Vous repérez et régulez les conflits.
• Vous concevez des indicateurs d’évaluations de l’activité et les mettez à jour régulièrement.
• Vous effectuez un « reporting » régulier des activités.
• Vous assurez la formation des agents du service en identifiant les besoins pour faire progresser l'agent dans ses missions
• Vous avez une démarche Eco agent dans ses activités quotidiennes et la développez au sein de son unité pour les agents.
• Vous veillez à la bonne application et au respect des règles et consignes de sécurité.

Coordination et organisation des travaux d’imprimerie :

• Vous assurez le rôle d’interface entre les services demandeurs et le service en matière de travaux d’imprimerie à l’aide du logiciel spécifique (Cervoprint).
• Vous conseillez techniquement les services demandeurs.
• Vous coordonnez et répartissez les activités et travaux d’impression au sein de l’équipe.
• Vous constituez et mettez à jour en continu le planning des travaux en fonction des priorités.
• Vous assurez un contrôle des activités (respect des délais, des indications sur les bons de travaux…).
• Vous êtes garant du bon fonctionnement de l’atelier et des stocks, en vous assurant de leur rangement et du nettoyage régulier des matériels par les agents.
• Vous veillez à la bonne utilisation du logiciel Cervoprint par les agents.
• Vous vous assurez de la conformité et de la qualité des travaux d’imprimerie réalisés en interne ou par les prestataires.
• Vous proposez et mettez en place des solutions d’optimisation de la production (modes opératoires, équipements…).

Gestion des flux de courrier et des opérations logistiques associées :

• Vous êtes garant de la bonne distribution du courrier aux services concernés dans les meilleurs délais.
• Vous optimisez la gestion électronique du courrier (Logiciel ELISE) en collaboration avec la mission relations citoyen.
• Vous proposez et mettez en place des plans d’action pour améliorer le service dans le cadre d’une démarche éco-responsable.

Suivi administratif et financier (en coordination avec le Pôle Ressources) :

• Vous participez à la préparation du budget.
• Vous suivez le budget de fonctionnement.
• Vous contrôlez la gestion des dépenses et des recettes.
• Vous contribuez à l’élaboration des dossiers BM et BAM.
• Vous préparez les appels d’offres et les consultations type MAPA de son unité.
• Vous garantissez le paiement des factures dans le temps imparti.
• Vous assurez la gestion administrative du personnel de l’unité : gérer les absences, ... etc.